2.1 Kontraktsdokumenter

Pkt. 2.1 fastsetter hvilke dokumenter som inngår i kontrakten mellom Byggherren og Totalentreprenøren, med mindre partene avtaler noe annet. Bestemmelsen er et praktisk startpunkt for senere vurderinger av ansvar, ytelse, endringer, frister og oppgjør.

Kjernen er at kontrakten som helhet normalt består av flere dokumenttyper, og at disse må identifiseres tydelig for å løse tolkningsspørsmål og unngå tvister. I praksis blir pkt. 2.1 ofte avgjørende når det oppstår spørsmål om hva som faktisk var avtalt ved kontraktsinngåelsen.

Hvilke dokumenter inngår i kontrakten?

Diagrammet under viser en praktisk fremgangsmåte for å avgjøre hvilke dokumenter som inngår i kontrakten etter pkt. 2.1, før eventuell motstrid løses etter pkt. 2.2.

Åpne i full størrelse

Pkt. 2.1 bokstav a - Avtaledokumentet

Pkt. 2.1 bokstav a løfter avtaledokumentet til et sentralt kontraktsdokument når slikt dokument er opprettet. Dette gir en klar forankring for partenes felles forutsetninger ved signering.

For at bokstav a skal få betydning, må det foreligge et avtaledokument som kan identifiseres som en del av kontrakten, typisk signert av begge parter eller skriftlig bekreftet.

Bestemmelsen har ingen særskilt varslingsfrist, men praktisk risikostyring tilsier at avvik mellom avtaledokument og tidligere dokumenter avklares før signering, eller umiddelbart når avvik oppdages.

Ved tvist om innholdet i avtaledokumentet står skriftlighet og signatur sentralt. Den som hevder at partene avtalte noe annet enn ordlyden i avtaledokumentet, må normalt føre bevis for dette.

I et prosjekt med stram fremdrift kan et uklart avtaledokument gi konflikt om rigg/drift, fremdriftsforutsetninger og omfang av prosjekteringsansvar. En tydelig vedleggsliste i avtaledokumentet reduserer risikoen for slike tvister.

Pkt. 2.1 bokstav b - Referater og materiale fra oppklarende drøftelser etter tilbud

Pkt. 2.1 bokstav b gjelder referater eller annet skriftlig materiale fra forhandlinger etter tilbudsinngivelse, når disse er godkjent av begge parter.

Det er ikke tilstrekkelig at et referat er sendt; det må foreligge en reell aksept fra både Byggherren og Totalentreprenøren.

Bestemmelsen oppstiller ikke egen frist, men i praksis bør referater godkjennes løpende. Uavklart referatstatus over tid øker tvisterisikoen betydelig.

E-postbekreftelser, signerte møtereferater, versjonshistorikk og tydelig møtedeltakerliste blir sentrale bevis for at dokumentet faktisk er godkjent.

I avklaringsmøter om tegningsleveranser eller produksjonsrekkefølge kan referater få direkte betydning for senere krav om fristforlengelse eller vederlagsjustering. Manglende godkjenning kan føre til at samme referat kun brukes som svakt tolkningsmoment.

Pkt. 2.1 bokstav c - Totalentreprenørens tilbud

Pkt. 2.1 bokstav c gjør tilbudet til et kontraktsdokument. Dette omfatter normalt hele tilbudsgrunnlaget fra Totalentreprenøren, ikke bare prissammendraget.

Tilbudet inngår når det er lagt til grunn ved kontraktsinngåelsen. Forbehold og særvilkår som fremgår av tilbudet kan dermed bli bindende hvis Byggherren aksepterer tilbudet uten å avklare dem bort.

Bestemmelsen gir ingen egen varslingsfrist, men tilbudsforbehold bør avklares før kontraktssignering. Sen avklaring kan gi produksjonsforstyrrelser og tvist i utførelsesfasen.

Tilbudsbrev, vedlegg, forbeholdsoversikter og dokumentasjon av hva som faktisk lå i konkurranseportalen eller skyløsningen på tilbudstidspunktet er sentralt bevismateriale.

Dersom tilbudet bygger på en bestemt teknisk løsning for fundamentering, kan dette bli bindende utgangspunkt for risikofordelingen. Uklare grenser mellom tilbudsforutsetninger og Byggherrens konkurransegrunnlag gir ofte tvist om hvem som bærer merkostnader ved avvik.

Pkt. 2.1 bokstav d - Skriftlige avklaringer før tilbud

Pkt. 2.1 bokstav d omfatter skriftlige avklaringer, referater fra befaringer og konferanser før tilbudsfrist. Disse dokumentene påvirker hvordan tilbudet skal forstås.

Dokumentet må være skriftlig, knyttet til konkurransen og egnet til å presisere grunnlaget for tilbudet.

Det finnes ingen egen varslingsfrist i bokstav d, men avklaringer bør gis innen tilbudsfristen og distribueres likt til aktuelle tilbydere der regelverket krever det.

Avklaringsprotokoller, utsendte spørsmål/svar, befaringreferat og datostempling er viktig for å dokumentere hva partene faktisk kunne bygge på ved prising.

Ved uklarhet i kravspesifikasjon for tekniske installasjoner kan en pretilbudsavklaring styre hvilket ytelsesnivå som er kontraktsmessig. Dette kan igjen avgjøre om det senere foreligger endring eller mangel.

Pkt. 2.1 bokstav e - Tilbuds- eller konkurransegrunnlaget

Pkt. 2.1 bokstav e fastslår at konkurransegrunnlaget inngår i kontrakten. Dette er ofte hovedkilden til funksjonskrav og rammebetingelser.

Dokumentene må være en del av det grunnlaget Byggherren ba om tilbud på. I praksis må det avklares hvilke filer og versjoner som faktisk inngikk.

Ingen særskilt varslingsfrist er oppstilt, men praktisk prosjektstyring tilsier at uklarheter identifiseres og avklares tidlig for å unngå feilprosjektering.

Fil-lister, revisjonsnumre, portalhistorikk, utsendelseslogger og avklaringsnotater er avgjørende for å bevise hvilket konkurransegrunnlag som gjelder.

Når mange dokumenter ligger i samme skyløsning, kan det oppstå tvist om hva Totalentreprenøren med rimelighet kunne bygge på. Klare dokumentlister og aktive avklaringer reduserer risiko for senere krav om fristforlengelse og merpris.

Pkt. 2.1 bokstav f - Denne standarden (NS 8407)

Pkt. 2.1 bokstav f innebærer at NS 8407 inngår som kontraktsdokument når standarden er gjort til del av avtalen ved henvisning.

Det må foreligge en referanseklausul eller annet tilstrekkelig avtalegrunnlag for at NS 8407 skal være bindende mellom partene.

Bestemmelsen har ingen egen varslingsregel, men når NS 8407 først er avtalt, utløses varslings- og fristsystemet i standardens øvrige bestemmelser.

Kontraktsformular, tilbudsbrev, konkurransegrunnlag og senere korrespondanse brukes for å bevise om NS 8407 er inkorporert.

Er standarden ikke avtalt, må tvister løses etter bakgrunnsretten og øvrige kontraktsdokumenter. Er standarden avtalt, får partene et detaljert felles system for varsel, fremdrift, endringer, sluttoppgjør og mislighold.

Overordnet praktisk anbefaling

• Etabler en samlet dokumentlogg med dato, revisjon og kontraktsstatus.
• Sørg for aktiv godkjenning av referater, ikke bare passiv mottakelse.
• Koble avklaringer til konkrete aktiviteter i fremdriftsplan og produksjon.
• Lås tvilsomme punkter skriftlig før oppstart av berørt arbeid.